CÔNG TY LUẬT CILAF & PARTNERS

Lầu 1, số 41 Cách Mạng Tháng Tám, P. Cái Khế, TP. Cần Thơ

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN

(Áp dụng đối với website cilaf.vn và các dịch vụ pháp lý của Cilaf & Partners)

Chính sách này được xây dựng căn cứ Điều 25 Luật Luật sư số 65/2006/QH11 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 20/2012/QH13); Quy tắc 7 Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 201/QĐ-HĐLSTQ ngày 13/12/2019 của Hội đồng Luật sư toàn quốc; và Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15 (hiệu lực từ ngày 01/7/2026, hợp nhất và thay thế Luật An toàn thông tin mạng năm 2015 và Luật An ninh mạng năm 2018). Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân được điều chỉnh bởi một văn bản riêng là Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Cilaf & Partners, đăng tải trên website cilaf.vn.

1. Mục đích và phạm vi áp dụng
Chính sách này công bố cam kết và cách thức Công ty Luật Cilaf & Partners ("Cilaf", "Chúng tôi") tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin của khách hàng, đối tác và người truy cập website cilaf.vn trong toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý.
Chính sách áp dụng đối với: (i) mọi thông tin do khách hàng, đối tác cung cấp cho Cilaf khi liên hệ, đề nghị tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ pháp lý; (ii) mọi thông tin, tài liệu do Cilaf thu thập, tạo lập trong quá trình thực hiện vụ việc; và (iii) thông tin được cung cấp qua website cilaf.vn, thư điện tử, điện thoại, ứng dụng nhắn tin và các kênh liên lạc khác.
Chính sách ràng buộc toàn bộ luật sư thành viên, luật sư cộng sự, người tập sự hành nghề luật sư, nhân viên và cộng tác viên của Cilaf.

2. Đơn vị chịu trách nhiệm bảo mật
Đơn vị chịu trách nhiệm bảo mật thông tin theo Chính sách này là:
•    Tên pháp nhân: CÔNG TY LUẬT CILAF & PARTNERS
•    Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 92.2019.07.0151/TP/ĐKHĐ do Sở Tư pháp Thành phố Cần Thơ cấp ngày 09/09/2019
•    Trụ sở: Số 13 Đường số 3, Khu dân cư Thới Nhựt 2, Phường Tân An, TP. Cần Thơ
•    Văn phòng giao dịch: Lầu 1, số 41 Cách Mạng Tháng Tám, phường Cái Khế, TP. Cần Thơ
•    Điện thoại: 0918 185 518 – 0706 687 868  |  Email: contact@cilaf.vn
Luật sư Điều hành chịu trách nhiệm cao nhất về việc tổ chức thực hiện, kiểm tra và xử lý vi phạm Chính sách này trong nội bộ Cilaf.

3. Thông tin thuộc phạm vi bảo mật
"Thông tin bảo mật" theo Chính sách này là mọi thông tin mà Cilaf biết được từ khách hàng hoặc có được trong quá trình thực hiện dịch vụ pháp lý, không phụ thuộc vào hình thức lưu giữ và không phụ thuộc vào việc thông tin đó có được đánh dấu "mật" hay không, bao gồm:
•    Nội dung yêu cầu tư vấn, tình tiết vụ việc, tài liệu, chứng cứ do khách hàng cung cấp;
•    Ý kiến pháp lý, thư tư vấn, bản ghi nhớ, phương án xử lý và toàn bộ sản phẩm công việc do Cilaf tạo lập cho khách hàng;
•    Nội dung hợp đồng dịch vụ pháp lý, mức thù lao, chi phí và tình trạng thanh toán;
•    Bí mật kinh doanh, thông tin tài chính, chiến lược, danh sách khách hàng và đối tác của khách hàng;
•    Bản thân sự kiện khách hàng đã liên hệ hoặc đang sử dụng dịch vụ của Cilaf, kể cả khi vụ việc chưa được tiếp nhận chính thức;
•    Toàn bộ nội dung trao đổi giữa Cilaf và khách hàng qua mọi phương tiện liên lạc.
Nghĩa vụ bảo mật phát sinh kể từ thời điểm khách hàng liên hệ lần đầu — kể cả trường hợp Cilaf từ chối tiếp nhận vụ việc hoặc hai bên không ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý — và tiếp tục có hiệu lực sau khi vụ việc đã kết thúc.

4. Nguyên tắc bảo mật
•    Bảo mật tuyệt đối: Cilaf không tiết lộ Thông tin bảo mật cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ các trường hợp quy định tại Mục 6 dưới đây.
•    Nguyên tắc cần biết (need-to-know): Chỉ luật sư, nhân viên trực tiếp tham gia vụ việc mới được tiếp cận hồ sơ, trong phạm vi cần thiết để hoàn thành phần công việc được giao.
•    Đúng mục đích: Thông tin bảo mật chỉ được sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý theo yêu cầu của khách hàng, không sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác.
•    Không trục lợi: Nghiêm cấm sử dụng Thông tin bảo mật để mang lại lợi ích cho Cilaf, cho luật sư, nhân viên hoặc cho bên thứ ba dưới mọi hình thức.
•    Duy trì sau khi kết thúc: Nghĩa vụ bảo mật không chấm dứt khi hợp đồng dịch vụ pháp lý kết thúc, cũng không chấm dứt khi luật sư, nhân viên chấm dứt làm việc tại Cilaf.

5. Cam kết của luật sư, nhân viên và cộng tác viên
Phù hợp Quy tắc 7 Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam, Cilaf yêu cầu toàn bộ người làm việc tại Công ty:
•    Ký cam kết bảo mật thông tin khi bắt đầu làm việc hoặc cộng tác với Cilaf;
•    Không trao đổi, bình luận về nội dung vụ việc của khách hàng tại nơi công cộng, trên mạng xã hội hoặc trong các hội nhóm không liên quan;
•    Không sao chép, in ấn, mang tài liệu vụ việc ra khỏi phạm vi làm việc khi chưa được phép;
•    Không lưu trữ hồ sơ vụ việc trên thiết bị, tài khoản cá nhân nằm ngoài sự kiểm soát của Công ty;
•    Bàn giao đầy đủ hồ sơ, xóa bỏ bản sao lưu cá nhân khi kết thúc công việc tại Cilaf.
Hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật sẽ bị xử lý kỷ luật nội bộ, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cộng tác, đồng thời có thể bị xem xét xử lý kỷ luật theo Điều lệ Liên đoàn Luật sư Việt Nam và chịu trách nhiệm pháp lý theo quy định của pháp luật.

6. Các trường hợp được phép tiết lộ thông tin
Cilaf chỉ tiết lộ Thông tin bảo mật trong các trường hợp sau:
•    Khách hàng đồng ý bằng văn bản, xác định rõ phạm vi và mục đích tiết lộ;
•    Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được ban hành đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục luật định;
•    Trong phạm vi cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Cilaf khi phát sinh tranh chấp với khách hàng, hoặc để giải trình, trả lời khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động hành nghề của luật sư;
•    Trường hợp pháp luật hình sự quy định người bào chữa phải chịu trách nhiệm hình sự về hành vi không tố giác tội phạm theo khoản 3 Điều 19 Bộ luật Hình sự.
Trong mọi trường hợp, Cilaf chỉ tiết lộ ở mức tối thiểu cần thiết và thông báo trước cho khách hàng khi việc thông báo không bị pháp luật cấm.

7. Kiểm soát xung đột lợi ích
Trước khi tiếp nhận mỗi vụ việc, Cilaf thực hiện rà soát xung đột lợi ích đối với danh mục khách hàng hiện hữu và khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ. Cilaf từ chối tiếp nhận vụ việc thuộc các trường hợp phải từ chối theo Quy tắc 11 Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam.
Trường hợp cần thiết, Cilaf thiết lập cơ chế cách ly thông tin nội bộ (bức tường thông tin) nhằm tách biệt nhóm luật sư phụ trách và giới hạn quyền truy cập hồ sơ giữa các vụ việc có khả năng đối kháng lợi ích.

8. Biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức
•    Hồ sơ giấy được lưu giữ trong tủ, khu vực lưu trữ có khóa; khu vực làm việc và lưu trữ hồ sơ được kiểm soát ra vào;
•    Hồ sơ điện tử được lưu trên hệ thống của Công ty, phân quyền truy cập theo từng vụ việc, sử dụng tài khoản định danh riêng cho từng người và xác thực nhiều lớp đối với tài khoản quản trị;
•    Tài liệu có tính nhạy cảm được đặt mật khẩu hoặc mã hóa khi gửi qua thư điện tử, ứng dụng nhắn tin, dịch vụ chia sẻ tệp;
•    Hệ thống được sao lưu định kỳ, cài đặt giải pháp phòng chống mã độc và cập nhật bản vá bảo mật;
•    Website cilaf.vn sử dụng kết nối bảo mật HTTPS; dữ liệu từ biểu mẫu liên hệ chỉ được truy cập bởi nhân sự được phân quyền;
•    Tài liệu hết giá trị sử dụng được tiêu hủy bằng phương pháp bảo đảm không thể khôi phục.

9. Bảo mật trong trao đổi thông tin và với bên thứ ba
Kênh liên lạc chính thức của Cilaf là các địa chỉ thư điện tử thuộc tên miền @cilaf.vn và các số điện thoại được công bố tại Mục 12. Cilaf không bao giờ yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin đăng nhập tài khoản ngân hàng.
Khi cần huy động luật sư cộng tác, chuyên gia, giám định viên, phiên dịch hoặc nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật, Cilaf chỉ cung cấp thông tin trong phạm vi cần thiết và trên cơ sở thỏa thuận bảo mật bằng văn bản với bên nhận thông tin.
Khách hàng được khuyến nghị xác thực lại qua số điện thoại chính thức của Cilaf trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch chuyển tiền nào phát sinh từ yêu cầu nhận qua thư điện tử hoặc tin nhắn.

10. Lưu trữ, hoàn trả và tiêu hủy hồ sơ
•    Hồ sơ vụ việc được lưu trữ theo quy định nội bộ của Cilaf và quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn lưu trữ hồ sơ hành nghề luật sư;
•    Khi kết thúc vụ việc, khách hàng có quyền yêu cầu nhận lại bản gốc các tài liệu đã cung cấp; Cilaf được giữ lại bản sao phục vụ mục đích lưu trữ và tuân thủ, đồng thời tiếp tục bảo mật đối với bản sao đó;
•    Hết thời hạn lưu trữ, hồ sơ được tiêu hủy theo quy trình nội bộ bảo đảm thông tin không thể khôi phục.

11. Xử lý sự cố lộ lọt thông tin
Khi phát hiện hoặc nghi ngờ có sự cố làm lộ lọt, mất mát hoặc truy cập trái phép Thông tin bảo mật, Cilaf thực hiện:
•    Cô lập, ngăn chặn ngay nguồn gây sự cố và triển khai biện pháp khắc phục;
•    Đánh giá phạm vi, mức độ ảnh hưởng và xác định các khách hàng bị tác động;
•    Thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng trong thời gian sớm nhất có thể, kèm khuyến nghị biện pháp giảm thiểu rủi ro;
•    Phối hợp và thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15 và pháp luật có liên quan;
•    Rà soát nguyên nhân và hoàn thiện quy trình để phòng ngừa tái diễn.
Trường hợp sự cố có liên quan đến dữ liệu cá nhân, Cilaf đồng thời thực hiện các nghĩa vụ theo Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

12. Mối quan hệ với Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Chính sách này điều chỉnh nghĩa vụ bảo mật thông tin nói chung của Cilaf. Riêng hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân — bao gồm cơ sở pháp lý xử lý, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu, cookie, thời gian lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài — được thực hiện theo Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân đăng tải trên website cilaf.vn.
Trường hợp có nội dung khác biệt giữa hai văn bản, Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân được ưu tiên áp dụng đối với các vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân.

13. Thông tin liên hệ
Mọi yêu cầu, phản ánh liên quan đến việc bảo mật thông tin, vui lòng liên hệ:
•    Công ty Luật Cilaf & Partners
•    Địa chỉ: Lầu 1, số 41 Cách Mạng Tháng Tám, P. Cái Khế, TP. Cần Thơ
•    Điện thoại: 0918 185 518 – 0706 687 868
•    Email: contact@cilaf.vn

14. Sửa đổi Chính sách
Cilaf có thể sửa đổi, cập nhật Chính sách này để phù hợp với quy định pháp luật hiện hành hoặc thay đổi trong hoạt động của Công ty. Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website cilaf.vn kèm theo ngày hiệu lực