CHÍNH SÁCH THANH TOÁN

CÔNG TY LUẬT CILAF & PARTNERS

Điều 1. Phạm vi và nguyên tắc áp dụng

1. Chính sách này quy định nguyên tắc báo phí, xác lập nghĩa vụ thanh toán, phương thức thanh toán, xuất hóa đơn, đối soát, hoàn trả và xử lý chậm thanh toán đối với dịch vụ pháp lý và các dịch vụ hợp pháp khác do Công ty Luật TNHH CILAF & Partners (“CILAF”) cung cấp.

2. Chính sách này áp dụng đối với khách hàng, bên thanh toán thay và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến giao dịch thanh toán cho CILAF.

3. Hợp đồng dịch vụ pháp lý, thư giao việc, báo phí hoặc thỏa thuận riêng đã được CILAF và khách hàng chấp thuận được ưu tiên áp dụng. Chính sách này bổ sung cho các nội dung chưa được thỏa thuận cụ thể và không làm thay đổi quyền, nghĩa vụ đã được xác lập hợp pháp.

4. CILAF thực hiện việc thu, quản lý và chứng từ hóa các khoản thanh toán minh bạch, đúng mục đích; không thu thù lao trái pháp luật và không cam kết hoặc bảo đảm kết quả giải quyết vụ việc.

Điều 2. Các khoản khách hàng phải thanh toán

Tùy theo phạm vi công việc, khách hàng có thể phải thanh toán một hoặc nhiều khoản sau:

Thù lao luật sư hoặc phí dịch vụ: được xác định theo giờ làm việc, mức trọn gói, theo giai đoạn, định kỳ hoặc phương thức hợp pháp khác ghi trong báo phí/hợp đồng. Trừ khi ghi rõ “đã bao gồm thuế”, mức thù lao là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và nghĩa vụ tài chính phát sinh theo pháp luật.

Khoản trả trước/tạm ứng thù lao: khoản tiền khách hàng thanh toán trước để CILAF bố trí nguồn lực và triển khai công việc; được cấn trừ vào thù lao theo tiến độ. Tên gọi “tạm ứng”, “đặt cọc”, “retainer” hoặc tương tự không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn nếu pháp luật xác định khoản thu đó là tiền dịch vụ thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.

Khoản tạm ứng chi phí/chi hộ: khoản CILAF nhận để thanh toán nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của khách hàng cho cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba. Khoản này được theo dõi, đối soát riêng; việc lập hóa đơn, chứng từ thực hiện theo đúng bản chất giao dịch và chứng từ mang tên chủ thể có nghĩa vụ.

Chi phí do CILAF cung ứng hoặc mua để cấu thành dịch vụ: chi phí sao chụp, chuyển phát, đi lại, lưu trú, dịch thuật hoặc khoản khác nếu thuộc doanh thu/giá tính thuế của CILAF sẽ được ghi nhận và lập hóa đơn theo quy định; không mặc nhiên coi là khoản chi hộ.

Thuế và nghĩa vụ tài chính: thuế giá trị gia tăng và khoản thuế, phí khác (nếu có) áp dụng theo pháp luật tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ. Khi chính sách thuế thay đổi, số tiền thanh toán được điều chỉnh tương ứng mà không bị xem là CILAF đơn phương tăng thù lao.

Thù lao bổ sung hoặc theo kết quả chỉ được áp dụng khi có thỏa thuận bằng văn bản, phù hợp pháp luật và không được hiểu là CILAF bảo đảm kết quả.

Điều 3. Báo phí và xác nhận nghĩa vụ thanh toán

1. Mức phí, đồng tiền thanh toán, thuế, tiến độ thanh toán và dự toán chi phí được thể hiện trong báo phí, hợp đồng, phụ lục, thư giao việc hoặc thông báo thanh toán chính thức của CILAF.

2. Trừ khi văn bản báo phí quy định khác, báo phí có hiệu lực trong 15 ngày kể từ ngày phát hành. Việc CILAF nhận hồ sơ để xem xét ban đầu không mặc nhiên xác lập nghĩa vụ cung cấp dịch vụ.

3. Công việc ngoài phạm vi, phát sinh do thay đổi yêu cầu, tình tiết mới, kéo dài thời gian hoặc yêu cầu làm việc ngoài địa bàn có thể được báo phí bổ sung. CILAF chỉ triển khai phần phát sinh sau khi khách hàng chấp thuận, trừ trường hợp cần thực hiện ngay để bảo vệ quyền lợi khách hàng và đã có cơ chế ủy quyền/thỏa thuận phù hợp.

4. Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra nội dung thông báo thanh toán và phản hồi sai sót trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được. Việc không phản hồi không làm mất quyền khiếu nại theo pháp luật, nhưng khách hàng phải thanh toán đúng hạn đối với phần nghĩa vụ không có tranh chấp.

5. Báo phí, đề nghị thanh toán hoặc việc nhận tiền không thay thế hợp đồng dịch vụ pháp lý trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải có hợp đồng bằng văn bản. CILAF chỉ bị ràng buộc cung cấp dịch vụ sau khi hoàn tất kiểm tra xung đột lợi ích, nhận diện khách hàng, ký kết văn bản giao việc và nhận đủ khoản đến hạn.

Điều 4. Thời hạn và tiến độ thanh toán

1. Khách hàng thanh toán đúng thời hạn và theo từng đợt ghi trong hợp đồng, báo phí hoặc thông báo thanh toán.

2. Trường hợp không có thời hạn cụ thể, khoản phải thanh toán đến hạn trong 05 ngày làm việc kể từ ngày khách hàng nhận được đề nghị thanh toán hợp lệ.

3. CILAF có quyền yêu cầu thanh toán tạm ứng trước khi bắt đầu hoặc tiếp tục công việc. Thời hạn xử lý dự kiến chỉ được tính từ khi CILAF nhận đủ hồ sơ, thông tin và khoản thanh toán đến hạn, trừ khi có thỏa thuận khác.

4. Ngày thanh toán là ngày tiền được ghi Có vào tài khoản hợp lệ của CILAF hoặc ngày CILAF lập phiếu thu hợp lệ đối với khoản tiền mặt được phép thu.

Điều 5. Phương thức thanh toán

1. Phương thức ưu tiên là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng đứng tên CILAF được ghi trong hợp đồng, báo phí, hóa đơn hoặc thông báo chính thức. Nội dung chuyển khoản nên ghi: “Tên khách hàng – số hợp đồng/mã vụ việc – đợt thanh toán”.

2. CILAF có thể chấp nhận hình thức thanh toán điện tử hoặc phương thức hợp pháp khác khi được thông báo chính thức.

3. Khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp phải ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt và bảo đảm chứng từ thanh toán đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tính chi phí được trừ và các điều kiện thuế khác áp dụng tại thời điểm thanh toán. Trường hợp chia nhỏ, bù trừ, thanh toán qua người lao động, bên thứ ba hoặc phương thức đặc thù, khách hàng phải cung cấp hồ sơ chứng minh theo yêu cầu hợp lý của CILAF.

4. Thanh toán bằng tiền mặt chỉ thực hiện tại trụ sở hoặc địa điểm được CILAF xác nhận, cho người có thẩm quyền thu và phải có phiếu thu/chứng từ hợp lệ. CILAF có quyền từ chối tiền mặt khi giao dịch thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt hoặc có rủi ro về thuế, kế toán, phòng chống rửa tiền.

5. Khách hàng không chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của luật sư, nhân viên, cộng tác viên hoặc bên thứ ba, trừ trường hợp đặc biệt có văn bản ủy quyền nêu rõ giao dịch, tài khoản và thời hạn do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ của CILAF ký. Khoản chuyển sai chỉ được ghi nhận sau khi CILAF thực nhận hoặc xác minh và chấp thuận bằng văn bản.

6. Phí ngân hàng, phí trung gian, thuế nhà thầu hoặc khoản khấu trừ tại nguồn ở nước ngoài (nếu có) do bên thanh toán chịu, trừ khi có thỏa thuận khác. CILAF phải nhận đủ số tiền đến hạn; bên thanh toán cung cấp chứng từ khấu trừ/nộp thay theo pháp luật.

Điều 6. Thanh toán bởi bên thứ ba và thanh toán từ nước ngoài

1. CILAF chỉ ghi nhận bên thứ ba thanh toán thay khi xác định được người thanh toán, khách hàng được thanh toán thay, nghĩa vụ được thanh toán, căn cứ thanh toán và nguồn tiền hợp pháp. CILAF có quyền yêu cầu văn bản chỉ định/ủy quyền thanh toán và từ chối hoặc hoàn trả giao dịch không đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Việc thanh toán thay không làm phát sinh quan hệ luật sư – khách hàng, quyền chỉ đạo công việc, quyền nhận hóa đơn hoặc quyền tiếp cận thông tin vụ việc cho bên thứ ba.

2. CILAF có quyền yêu cầu tài liệu nhận diện, xác minh hoặc giải trình giao dịch để tuân thủ quy định về thuế, kế toán, phòng chống rửa tiền và quản trị rủi ro.

3. Khoản thanh toán từ nước ngoài được thực hiện bằng đồng tiền và qua phương thức phù hợp pháp luật quản lý ngoại hối. Chênh lệch tỷ giá và phí chuyển tiền được xử lý theo hợp đồng hoặc thông báo thanh toán.

Điều 7. Hóa đơn, chứng từ và đối soát

1. CILAF lập hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm pháp luật quy định đối với hoạt động cung cấp dịch vụ. Tùy bản chất khoản thu và quy định có hiệu lực, thời điểm lập hóa đơn có thể là thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ. Thời điểm khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn hoặc thời điểm hai bên quyết toán không được dùng để trì hoãn thời điểm lập hóa đơn bắt buộc.

2. Hóa đơn phản ánh đúng tên dịch vụ, giá tính thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán. CILAF không chấp nhận đề nghị ghi sai nội dung, sai giá trị, sai người mua, lùi ngày, tách/gộp giao dịch trái bản chất hoặc lập hóa đơn cho chủ thể không phải người mua/người được xác định hợp pháp.

3. Khách hàng phải cung cấp đầy đủ, chính xác tên pháp lý, mã số thuế hoặc mã định danh, địa chỉ, email nhận hóa đơn và thông tin bắt buộc khác trước khi phát sinh thời điểm lập hóa đơn. Khách hàng chịu trách nhiệm về thông tin đã cung cấp và phối hợp lập hồ sơ xử lý hóa đơn sai sót.

4. Hóa đơn đã lập có sai sót được điều chỉnh hoặc thay thế và gửi thông báo/dữ liệu cho cơ quan thuế theo đúng trình tự pháp luật hiện hành. Các bên không tự ý hủy, sửa tệp hóa đơn hoặc thỏa thuận xử lý ngoài hệ thống hóa đơn điện tử.

5. Phiếu thu, ủy nhiệm chi, sao kê hoặc xác nhận giao dịch ngân hàng chứng minh việc thanh toán nhưng không thay thế hóa đơn điện tử. Hóa đơn không tự thân chứng minh khoản tiền đã được thanh toán nếu không có chứng từ tương ứng.

6. Hóa đơn được gửi đến địa chỉ điện tử khách hàng đăng ký hoặc bằng phương thức điện tử hợp pháp khác. Việc khách hàng chưa mở, chưa tải hoặc chưa nhận do cung cấp sai địa chỉ không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán.

7. Khách hàng gửi yêu cầu về hóa đơn và đối soát đến contact@cilaf.vn ngay khi phát hiện sai sót. Thời hạn phản hồi nội bộ 05 ngày làm việc không thay thế thời hạn xử lý theo pháp luật thuế, hóa đơn.

Điều 8. Hoàn trả, cấn trừ và quyết toán

1. Khoản tiền đã thanh toán được hoàn trả khi: thanh toán thừa hoặc trùng; CILAF chưa thực hiện phần công việc tương ứng và hợp đồng/thỏa thuận cho phép hoàn; hoặc thuộc trường hợp khác theo pháp luật.

2. Khi quyết toán, CILAF được khấu trừ/cấn trừ các khoản: thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện hoặc nguồn lực đã cam kết theo hợp đồng; chi phí thực tế và nghĩa vụ không thể hủy; thuế, phí; lãi chậm trả; và khoản nợ đến hạn khác nếu việc cấn trừ được hợp đồng hoặc pháp luật cho phép. Phần còn lại (nếu có) được hoàn trả sau khi hai bên đối soát.

3. Chi phí đã trả cho cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba chỉ được hoàn khi bên nhận chi phí hoàn lại cho CILAF. Khoản thù lao đã phát sinh hợp lệ theo khối lượng công việc không thuộc khoản hoàn trả chỉ vì khách hàng thay đổi quyết định hoặc chấm dứt dịch vụ.

4. Yêu cầu hoàn trả phải gửi bằng văn bản, nêu rõ lý do và tài khoản nhận tiền. CILAF xử lý trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất đối soát và nhận đủ thông tin; thời gian ngân hàng xử lý không tính vào thời hạn này.

5. Tiền hoàn trả chỉ được chuyển về tài khoản đã thanh toán hoặc tài khoản đứng tên khách hàng sau khi xác minh. CILAF không hoàn tiền mặt hoặc chuyển sang tài khoản của người khác chỉ theo chỉ dẫn qua điện thoại, tin nhắn không xác thực.

6. Việc hoàn tiền, giảm giá, chấm dứt hoặc điều chỉnh phạm vi dịch vụ phải được lập hồ sơ và xử lý hóa đơn điện tử, doanh thu, thuế tương ứng. Số tiền hoàn thực tế được xác định sau khi trừ/cộng phần thuế phải điều chỉnh theo pháp luật.

Điều 9. Chậm thanh toán và tạm ngừng dịch vụ

1. Khi khách hàng chậm thanh toán, CILAF có quyền yêu cầu lãi chậm trả theo mức thỏa thuận hợp pháp; nếu không có thỏa thuận thì áp dụng mức theo pháp luật. Lãi được tính trên số tiền và thời gian chậm trả, không làm mất quyền yêu cầu thanh toán nợ gốc.

2. Sau khi thông báo hợp lý, CILAF có thể tạm ngừng nhận công việc mới hoặc tạm ngừng phần công việc chưa đến hạn bắt buộc thực hiện, với điều kiện bảo đảm tuân thủ pháp luật, quy tắc nghề nghiệp và có biện pháp hợp lý để hạn chế ảnh hưởng bất lợi đến quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

3. CILAF có quyền chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận và pháp luật nếu vi phạm thanh toán không được khắc phục trong thời hạn thông báo. Khách hàng vẫn phải thanh toán phần công việc đã thực hiện, chi phí đã phát sinh, nghĩa vụ không thể hủy và lãi chậm trả. Việc CILAF tiếp tục thực hiện một phần công việc, gia hạn hoặc chưa áp dụng ngay biện pháp xử lý không được xem là từ bỏ quyền.

4. CILAF không giữ bản chính giấy tờ của khách hàng trái pháp luật để bảo đảm nghĩa vụ thanh toán.

Điều 10. Bảo mật và phòng ngừa gian lận thanh toán

1. CILAF xử lý thông tin thanh toán trong phạm vi cần thiết cho việc giao kết, thực hiện hợp đồng, kế toán, thuế, kiểm soát nội bộ và tuân thủ pháp luật; áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp theo chính sách bảo mật và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. CILAF không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu, mã OTP, mã PIN hoặc toàn bộ thông tin bảo mật của thẻ/tài khoản ngân hàng.

3. Mọi thay đổi tài khoản nhận tiền phải được thông báo qua kênh chính thức. Khi nhận thông báo bất thường, khách hàng phải xác minh trực tiếp với CILAF trước khi chuyển tiền.

4. CILAF có quyền chưa phân bổ khoản tiền vào vụ việc, tạm hoãn triển khai phần việc chưa cấp bách, yêu cầu xác minh hoặc hoàn trả về nguồn chuyển khi có dấu hiệu nhầm lẫn, gian lận, giả mạo, rửa tiền, trừng phạt quốc tế áp dụng hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật.

5. Dữ liệu thanh toán và hóa đơn được lưu trữ trong thời hạn pháp luật về thuế, kế toán, hóa đơn, phòng chống rửa tiền và bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu; có thể được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền, ngân hàng, đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn/kế toán và nhà cung cấp cần thiết trên cơ sở pháp lý phù hợp.

Điều 11. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp

1. Khiếu nại liên quan đến thanh toán được gửi đến CILAF theo thông tin tại Điều 12, kèm chứng từ và nội dung yêu cầu. CILAF xác nhận tiếp nhận trong 03 ngày làm việc và nỗ lực phản hồi kết quả xử lý trong 10 ngày làm việc, trừ vụ việc phức tạp hoặc phụ thuộc bên thứ ba.

2. Các bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, tranh chấp được giải quyết theo cơ chế trong hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc tại cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam.

3. Việc khiếu nại đối với một khoản tiền không làm đình chỉ nghĩa vụ thanh toán các khoản khác không có tranh chấp.

Điều 12. Thông tin liên hệ và hiệu lực

1. Đơn vị cung cấp dịch vụ: CÔNG TY LUẬT TNHH CILAF & PARTNERS.

2. Địa chỉ: Số 13, đường số 3, Khu Tái định cư Thới Nhựt 2, P. An Khánh, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.

3. Mã số thuế: 1801649373.

4. Email: contact@cilaf.vn; Website: https://cilaf.vn; Điện thoại: 0706. 687868.

5. Thông tin tài khoản thanh toán: được ghi trong hợp đồng, báo phí, hóa đơn hoặc thông báo thanh toán chính thức của CILAF; không công bố cố định trong chính sách này nhằm hạn chế rủi ro giả mạo.

6. Chính sách có hiệu lực từ ngày ghi tại phần đầu văn bản. CILAF có thể sửa đổi để phù hợp pháp luật và hoạt động cung cấp dịch vụ. Phiên bản cập nhật được công bố trên website và áp dụng cho giao dịch phát sinh sau ngày có hiệu lực; quyền, nghĩa vụ đã xác lập trước đó tiếp tục theo thỏa thuận tương ứng.