Nhiều công việc quyết định kết quả của một vụ việc lại diễn ra ngoài phòng xử án: làm việc với cơ quan nhà nước, đàm phán với đối tác, xử lý công nợ, thực hiện thủ tục hành chính hoặc hoàn tất một giao dịch. Đại diện ngoài tố tụng là cơ chế để luật sư thay mặt khách hàng thực hiện những công việc đó trong phạm vi được ủy quyền.

Đại diện ngoài tố tụng là gì?

Đây là việc nhân sự nhân danh khách hàng thực hiện công việc pháp lý trên cơ sở hợp đồng dịch vụ pháp lý và văn bản ủy quyền, đối với những vụ việc chưa hoặc không đưa ra cơ quan tài phán. Phạm vi ủy quyền quyết định luật sư được làm gì và không được làm gì.

Khác với tư vấn, đại diện ngoài tố tụng tạo ra hệ quả ràng buộc đối với khách hàng trong phạm vi được ủy quyền. Vì vậy, những nội dung làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ quan trọng cần được ghi rõ hoặc giữ lại cho người có thẩm quyền của khách hàng quyết định.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng?

• Cần làm việc nhiều lần với cơ quan nhà nước về một hồ sơ, thủ tục hoặc yêu cầu giải trình.
• Cần đàm phán với đối tác trong tình huống có xung đột hoặc chênh lệch vị thế.
• Cần xử lý vi phạm hợp đồng trước khi quyết định có khởi kiện hay không.
• Người có thẩm quyền không thể trực tiếp tham gia vì lý do thời gian, địa lý hoặc quan hệ.
• Cần một đầu mối chuyên môn thống nhất để tránh phát ngôn và cam kết thiếu nhất quán.

Dịch vụ cốt lõi

Làm việc với cơ quan nhà nước

Chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ; tiếp nhận và phản hồi yêu cầu bổ sung; tham gia buổi làm việc, giải trình theo phạm vi ủy quyền; thực hiện quyền kiến nghị, khiếu nại theo thủ tục hành chính khi có căn cứ.

Đàm phán và thương lượng

Xác định mục tiêu, giới hạn nhượng bộ và kịch bản đàm phán; soạn thư trao đổi, biên bản làm việc và thỏa thuận; kiểm soát nội dung cam kết để không tạo ràng buộc ngoài dự kiến của khách hàng.

Xử lý vi phạm hợp đồng

Rà soát căn cứ và chứng cứ; phát hành thông báo vi phạm, thư yêu cầu; xây dựng phương án thanh toán, bảo đảm hoặc bù trừ nghĩa vụ; đánh giá thời điểm nên chuyển sang thủ tục tố tụng.

Đại diện trong giao dịch

Tham gia đàm phán và ký kết theo ủy quyền trong phạm vi được xác định, thực hiện điều kiện tiên quyết, hoàn tất thủ tục và bàn giao hồ sơ sau giao dịch.

Đại diện trong quan hệ nội bộ và với bên thứ ba

Làm việc với cổ đông, thành viên, người lao động, ngân hàng, đối tác và bên có quyền lợi liên quan trong phạm vi ủy quyền, bảo đảm thống nhất giữa thông điệp pháp lý và quyết định của người có thẩm quyền.

Giới hạn của ủy quyền

Luật sư không thay khách hàng quyết định những nội dung thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật hoặc cơ quan quản trị. Với các nội dung này, phạm vi ủy quyền cần loại trừ rõ ràng hoặc gắn với điều kiện phải có chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Trao đổi với CILAF

Khách hàng nên gửi mô tả vụ việc, kết quả mong muốn, thời hạn phải xử lý và các cam kết đã đưa ra trước đó. CILAF sẽ đề xuất phạm vi ủy quyền phù hợp và các nội dung nên giữ lại cho người có thẩm quyền quyết định, sau khi kiểm tra xung đột lợi ích.

Lưu ý pháp lý: Nội dung này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể và không tự làm phát sinh quan hệ luật sư - khách hàng. Dịch vụ chỉ được xác lập sau khi CILAF kiểm tra xung đột lợi ích, tiếp nhận hồ sơ và ký hợp đồng dịch vụ pháp lý. Kết quả phụ thuộc vào tình tiết, chứng cứ, sự phối hợp của các bên và quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền.