Tổng hợp 11 trường hợp sai sót hóa đơn điện tử và hướng dẫn xử lý

125 lượt xem

Việc sử dụng hoá đơn điện tử đem lại hiệu quả tích cực tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn gặp những vướng mắc liên quan đến việc lập hoá đơn điện tử, điều chỉnh hoặc lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót. Để hỗ trợ doanh nghiệp, Cilaf gửi đến quý doanh nghiệp tổng hợp những tình huống sai sót thường mắc phải và hướng dẫn cách xử lý các tình huống hoá đơn sai sót hoặc lỗi kỹ thuật thường xảy ra trong quá trình lập, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử.

I. Đối với hoá đơn có sai sót:

1. Trường hợp 1. Người bán phát hiện hoá đơn điện tử (HĐĐT) đã được cấp mã cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.

Xử lý theo khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc huỷ hoá đơn có mã sai sót và lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập cho người mua.

- Cơ quan thuế thực hiện huỷ HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp 2. HĐĐT đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên và địa chỉ người mua nhưng không sai sót mã số thuế, các nội dung khác không sai.

Xử lý theo điểm a, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn có sai sót và không phải lập lại hoá đơn.

- Người bán thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn điện tử sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hoá đơn cho cơ quan thuế.

3. Trường hợp 3. Lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế cho hoá đơn sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hoá đơn, sai về thuế suất, tiền thuê hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Xử lý theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng HĐĐT như sau

- Trường hợp người bán lập HĐĐT điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót. Người bán và người mua có thoả thuận việc lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn có sai sót.

HĐĐT điều chỉnh HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu….số….ngày…..tháng….năm”.

- Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập HĐĐT thay thế hoá đơn đã lập có sai sót.

HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu….số….ngày…..tháng….năm”.

Người bán ký số trên HĐĐT mới điều chỉnh hoặc thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho HĐĐT mới để gửi cho người mua (trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế).

4. Trường hợp 4. Người bán lập hoá đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ có phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Xử lý theo điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC: Người bán thực hiện huỷ HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc huỷ hoá đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5. Trường hợp 5. Trường hợp bảng tổng hợp HĐĐT đã gửi cơ quan Thuế có sai sót.

Xử lý theo khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

- Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT bổ sung;

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

- Việc điều chỉnh hoá đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn vào cột 14 “thông tin hoá đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trừ trường hợp HĐĐT không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

6. Trường hợp 6. Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan Thuế phát hiện.

Xử lý theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót.

- Theo thời hạn thông báp ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thưc hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.

- Hết thời hạn thông báo trên mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

7. Trường hợp 7. Người nộp thuế đang áp dụng HĐĐT theo thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện HĐĐT đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP có sai sót.

Xử lý theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC

- Người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu quy định và lập HĐĐT mới (HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) thay thế cho hoá đơn đã lập có sai sót. HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu….số….ngày…..tháng….năm”.

- Người bán ký số trên HĐĐT mới thay thế hoá đơn đã lập có sai sót (hoá đơn lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) để gửi người mua (trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hoá đơn đã lập (trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế).

8. Trường hợp 8. Trường hợp lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế cho hoá đơn bị sai sót, sau đó lại phát hiện hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót.

Xử lý theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

- Người bán sẽ thự chiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các HĐĐT điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả HĐĐT bị huỷ) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

II. Đối với sai sót về kỹ thuật khi sử dụng HĐĐT

1. Trường hợp 9. Người nộp thuế lập HĐĐT gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế.

- Nguyên nhân

+ Thông tin hoá đơn NNT đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế để cấp mã.

+ Hoặc hoá đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng.

+ Lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

- Hướng xử lý

+ Tra cứu dữ liệu hoá đơn gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ http://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu gửi cơ quan thuế đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.

+ Trường hợp đã được cấp mã: NNT liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế về phần mềm HĐĐT của doanh nghiệp.

+ Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: NNT liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hoá đơn lên hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế để được cấp mã.

2. Trường hợp 10. Người nộp thuế lập HĐĐT gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế trả về trạng thái: 20001 – Sai định dạng dữ liệu và không được cấp mã.

- Nguyên nhân

+ Các chỉ tiêu trên hoá đơn NNT đã lập không đúng cấu trúc dữ liệu được quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.

- Hướng xử lý

+ Kiểm tra thông tin mã số thuế người mua đang còn hoạt động hay đã ngừng, nghỉ kinh doanh, đóng mã số thuế (mã số thuế NNT có cấu trúc 10 số hoặc 13 số). Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không nhập bất kỳ ký tự nào vào chỉ tiêu số 123/2020/NĐ-CP (kể cả dấu cách).

+ Kiểm tra thông tin số tài khoản ngân hàng (độ dài tối đa 30 ký tự), địa chỉ thư điện tử (tối đa 50 ký tự), số điện thoại (tối đa 20 ký tự),…

+ Xác định nguyên nhân dẫn đến hoá đơn bị từ chối cấp mã để tránh lặp lại lỗi ở hoá đơn tiếp theo. Lập hoá đơn mới gửi cơ quan thuế được cấp mã.

3. Trường hợp 11. Người nộp thuế lập HĐĐT, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng hệ thống HĐĐT của cơ quan thuế trả về trạng thái: 20037 – Chứng thư số không hợp lệ và không được cấp mã.

- Nguyên nhân

+ Chứng thư số chưa được đăng ký trên tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.

+ Chứng thư số không có giá trị pháp lý hoặc hết hạn (hết hạn theo giấy phép của tổ chức cung cấp chữ ký số hoặc hết hạn theo hợp đồng sử dụng chữ ký số) mà người bán chưa gia hạn.

- Hướng xử lý

+ Trường hợp chứng thư số mới hoặc thay đổi chưa được đăng ký. Đề nghị người nộp thuế lập tờ khai đăng ký thay đổi mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật bổ sung hoặc thay đổi thông tin sử dụng chữ ký số gửi đến cơ quan thuế để được chấp nhận trước khi lập hoá đơn, ký gửi cấp mã của cơ quan thuế.

+ Trường hợp không có giá trị pháp lý hoặc hết hạn (do hết hạn giấy phép của tổ chức cung cấp chữ ký số hoặc hết hạn theo hợp đồng sử dụng chữ ký số) mà tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số hoặc người nộp thuế chưa gia hạn. Đề nghị NNT liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số với Bộ thông tin truyền thông hoặc gia hạn chữ ký số khi có chữ ký số sử dụng đã hết thời hạn theo hợp đồng cung cấp dịch vụ. Sau khi gia hạn hợp đồng sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ. Người nộp thuế lập tờ khai đăng ký thay đổi mẫu 01/ĐKĐT- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cấp nhật thay đổi thông tin sử dụng chữ ký số gửi đến cơ quan thuế được chấp nhận trước khi lập hoá đơn, ký gửi cấp mã của cơ quan thuế.

#legalnews #tintucphaply #cilaf

————————

Nếu còn thắc mắc, hoặc cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT CILAF & PARTNERS

Address: 88 Nguyễn Đệ, P. An Thới, Q. Bình Thủy, TP. Cần Thơ.

Phone: 0706.68.78.68

Mail: contact@cilaf.vn

Website: www.cilaf.vn

Hoặc inbox trực tiếp qua Fanpage

Facebook: Công ty Luật Cilaf & Partners

Link: https://www.facebook.com/cilaf.vn